Lengkap, Cara Membuat Penomoran Surat dengan Aplikasi dan Manual

Lengkap, Cara Membuat Penomoran Surat dengan Aplikasi dan Manual

Cara membuat nomor surat-Ilustrasi/Pixabay-

Contoh Penomoran Surat

Untuk lebih memahami tentang susunan nomor surat resmi, perhatikan contoh berikut.

Nomor: 16.005/PT.ABC/VIII/2022

Kode nomor surat di atas memiliki makna tertentu. Angka 16 merupakan kode jenis surat.

Misalnya Surat Keputusan, Surat Tugas, Surat Pemberitahuan, dan sebagainya. Setiap jenis surat punya kode tersendiri sesuai kebijakan instansi.

Selanjutnya angka 005 merupakan nomor urut dikeluarkannya surat dalam satu bulan yang sama. Sementara itu, PT ABC adalah nama instansi yang membuat surat.

Angka romawi VIII bermakna bahwa surat tersebut dikeluarkan pada bulan ke delapan atau Agustus. Sedangkan angka terakhir mengacu pada tahun pembuatan surat.

Cara Penomoran Surat

Aturan membuat nomor surat dengan format seperti di atas bukanlah aturan baku yang wajib digunakan semua lembaga.

Namun, lembaga memiliki kewenangan tersendiri dalam membuat susunan nomor surat sesuai kebutuhan.

Lazimnya, setiap lembaga memiliki bagian administrasi khusus yang bertugas untuk mengatur setiap pemberian nomor surat.

Sehingga, setiap surat yang dibuat harus dilaporkan ke bagian tersebut untuk mendapat nomor. Demikian halnya surat yang diterima, bagian tersebut juga bertugas mengelola dengan mengarsipkannya.

Cara ini masih sangat konvensional dan menghabiskan banyak waktu. Di samping itu, juga membutuhkan banyak kertas.

Tentu hal ini menjadi sesuatu yang kurang efektif, dan dapat memberikan efek buruk bagi lembaga jika terjadi sesuatu.

Cek Berita dan Artikel lainnya di Google News

Temukan Berita Terkini kami di WhatsApp Channel

Sumber:

Berita Terkait

Close Ads